Stadig flere ønsker eventer som en del av sin markedsmiks. Det er mange gode grunner til det. I en verden som blir stadig mer digital, er behovet for de fysiske møtene mellom mennesker enda mer framtredende.
På slike arrangementer får man muligheten til å møte eksisterende og potensielle samarbeidspartnere og kunder i en litt uformell sammenheng som i mange tilfeller skaper sterkere relasjoner.
For å sette opp et vellykket arrangement, er det flere faktorer som bør være på plass. Vi skal se litt på noen av de viktigste elementene i våre forberedelser.
Målgruppen i sentrum
Først og fremst er det vitalt å forstå målgruppen og hvilket formål arrangementet skal ha. Basert på målgruppen tilpasses innholdet i programmet. Dersom man evner å legge inn små overraskelser til gjestene, blir det som regel godt mottatt. Man må tørre å utfordre det etablerte, samtidig som man anvender tidligere erfaringer man vet appellerer.
Bakgrunnen for aktiviteten er forskjellig fra kunde til kunde. Med et klart definert mål er det enklere å sette opp et program for eventet – og dermed lettere å skape en rød tråd gjennom hele prosessen.
Kartlegging av tema og sjanger for arrangementet er viktig, og samtidig spiller budsjettet en avgjørende rolle. Når eventet nærmer seg, opplever man ofte at man får dårlig tid. Derfor bør man alltid være ute i god tid med å få alt på plass – leie inn utstyr og eventuelt tekniker, og i tillegg få lokalet på plass. En viktig del av prosessen er å ha gode samarbeidspartnere med erfaring innenfor de tjenestene man selv ikke kan levere.
Facebook og invitasjoner
Bruk av sosiale medier som Facebook som markedsføringskanal er en smart og enkel måte å nå ut til alle på. Her er det viktig med all informasjon deltakerne trenger i forkant av arrangementet. Dette er også en fin kanal for oppdateringer i forkant, underveis og i ettertid. Er det et mindre arrangement, kan man sende privat invitasjon per post eller personlig overrekkelse. Sender man via posten, kan man gjøre inntrykk på deltakerne med skreddersydde invitasjoner. Man kan også bruke e-post. Husk at det er viktig at tema og all nøkkelinformasjon kommer klart og tydelig frem.
Man bør sende en bekreftelse på deltakelse, en påminnelse like før arrangementet og ikke minst en e-post i etterkant. Den siste e-posten er en fin mulighet til å takke deltakerne for oppmøtet, og gir dessuten deltakerne en mulighet til å komme med tilbakemeldinger til arrangør eller oppdragsgiver.
Artikkelen fortsetter etter bildet.