69.65° N, 18.96° E

Tromsø, Norway

Follow

Facebook

/

INSTAGRAM
19.8.2019

Hva er bærebjelkene i et vellykket arrangement?

Stadig flere ønsker eventer som en del av sin markedsmiks. Det er mange gode grunner til det. I en verden som blir stadig mer digital, er behovet for de fysiske møtene mellom mennesker enda mer framtredende.

På slike arrangementer får man muligheten til å møte eksisterende og potensielle samarbeidspartnere og kunder i en litt uformell sammenheng som i mange tilfeller skaper sterkere relasjoner.

For å sette opp et vellykket arrangement, er det flere faktorer som bør være på plass. Vi skal se litt på noen av de viktigste elementene i våre forberedelser.

Målgruppen i sentrum

Først og fremst er det vitalt å forstå målgruppen og hvilket formål arrangementet skal ha. Basert på målgruppen tilpasses innholdet i programmet. Dersom man evner å legge inn små overraskelser til gjestene, blir det som regel godt mottatt. Man må tørre å utfordre det etablerte, samtidig som man anvender tidligere erfaringer man vet appellerer.

Bakgrunnen for aktiviteten er forskjellig fra kunde til kunde. Med et klart definert mål er det enklere å sette opp et program for eventet – og dermed lettere å skape en rød tråd gjennom hele prosessen.

Kartlegging av tema og sjanger for arrangementet er viktig, og samtidig spiller budsjettet en avgjørende rolle. Når eventet nærmer seg, opplever man ofte at man får dårlig tid. Derfor bør man alltid være ute i god tid med å få alt på plass – leie inn utstyr og eventuelt tekniker, og i tillegg få lokalet på plass. En viktig del av prosessen er å ha gode samarbeidspartnere med erfaring innenfor de tjenestene man selv ikke kan levere.

Facebook og invitasjoner

Bruk av sosiale medier som Facebook som markedsføringskanal er en smart og enkel måte å nå ut til alle på. Her er det viktig med all informasjon deltakerne trenger i forkant av arrangementet. Dette er også en fin kanal for oppdateringer i forkant, underveis og i ettertid. Er det et mindre arrangement, kan man sende privat invitasjon per post eller personlig overrekkelse. Sender man via posten, kan man gjøre inntrykk på deltakerne med skreddersydde invitasjoner. Man kan også bruke e-post. Husk at det er viktig at tema og all nøkkelinformasjon kommer klart og tydelig frem.

Man bør sende en bekreftelse på deltakelse, en påminnelse like før arrangementet og ikke minst en e-post i etterkant. Den siste e-posten er en fin mulighet til å takke deltakerne for oppmøtet, og gir dessuten deltakerne en mulighet til å komme med tilbakemeldinger til arrangør eller oppdragsgiver.

Artikkelen fortsetter etter bildet.

No items found.

Back-up-plan og evaluering:

Det er viktig at man som arrangør har gjort en risikovurdering av hva som kan gå galt – og at man har en «plan B» hvis noe skulle skje. Man bør altså ha løsninger klare dersom noe ikke skulle gå som planlagt. Har man for eksempel et utendørsarrangement som er avhengig av godt vær, må man ha et alternativ hvis værgudene slår seg vrange. Slik kan man unngå at deltakerne sitter igjen med en dårlig opplevelse.

Det er for øvrig like viktig med evaluering underveis og i etterkant av arrangementet som forberedelser i forkant. Hva fungerte – og hva bør man endre på til neste event?

Planlegging, planlegging og planlegging

Flere kjenner kanskje til Murphys lov, som fastslår at dersom noe kan gå galt, kommer det også til å gjøre det. Vår erfaring er at et godt event i bunn og grunn handler om tre ting: planlegging, planlegging og planlegging. Dersom forberedelsene er gjennomgående grundig, er det mye som skal til for at alt går galt.

Lykke til!